BALLY CONSULTING
Auftragsdatenbearbeitung
Rahmen für den vertraulichen Umgang mit Daten Ihrer Organisation im Bally Organisationskompass.
Stand: 17. Oktober 2026
Diese Vereinbarung wird vor dem Einsatz mit den Angaben Ihrer Organisation und der vollständigen Datenschutzanlage ergänzt. Sie ist noch nicht zur Unterzeichnung oder Annahme bestimmt. Vorher werden über diesen Internetauftritt keine Mitarbeitendendaten für die Software erhoben.
Vertragsparteien
Die Vereinbarung wird zwischen Ihrer im Softwarevertrag bezeichneten Organisation und Romina Bally, BallyBGM, Geschäftsauftritt Bally Consulting, Eggenweg 6, 3604 Thun, Schweiz, info@bally-consulting.ch, als Anbieterin geschlossen. Sie ergänzt den Softwarevertrag.
Regelungen zur Auftragsdatenbearbeitung
1. Gegenstand und Dauer. Die Anbieterin bearbeitet die in Anlage 1 bezeichneten Mitarbeiter- und Organisationsdaten ausschliesslich zur Bereitstellung der vereinbarten Software und nach dokumentierter Weisung der Organisation. Die Dauer entspricht dem Vertrag sowie den vereinbarten Rückgabe-, Lösch- und Sicherungsfristen. Eigene Vertrags-, Rechnungs- und gesetzlich notwendige Betriebsdaten bearbeitet die Anbieterin in eigener Verantwortung; sie sind von Weisungsdaten zu unterscheiden.
2. Zulässigkeit und Weisungen. Die Organisation bestimmt Zweck, Datenauswahl, Teilnehmendeninformation und zulässige Empfänger. Weisungen können dokumentiert per E-Mail erfolgen. Die Anbieterin weist auf aus ihrer Sicht rechtswidrige Weisungen hin und setzt diese bis zur Klärung nicht um. Eine gesetzlich zwingende Bearbeitung ausserhalb der Weisungen wird der Organisation mitgeteilt, soweit zulässig. Kundendaten werden nicht für eigene Werbung oder Modelltraining verwendet.
3. Vertraulichkeit und Sicherheit. Zugriffsberechtigte sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die Anbieterin gewährleistet angemessene technische und organisatorische Massnahmen und dokumentiert diese in Anlage 1. Änderungen dürfen das vereinbarte Schutzniveau nicht vermindern. Dazu gehören organisationsbezogene Zugriffsprüfung, minimale Berechtigungen, sichere Schlüsselverwaltung, verschlüsselte Übertragung, Freigabeprüfung von Aggregaten, Korrekturhistorie und eine geprüfte Sicherungs- und Wiederherstellungsregel. Noch nicht abgenommene Massnahmen werden nicht als vorhanden bescheinigt.
4. Unterauftragnehmer und Ausland. Die Organisation genehmigt nur die in der vollständig ausgefüllten Anlage benannten Unterauftragnehmer und Dienste. Die Anbieterin verpflichtet sie zu angemessenen gleichwertigen Datenschutzpflichten. Von der Anbieterin geplante relevante Änderungen werden mindestens 30 Tage zuvor mitgeteilt. Kurzfristige Änderungen vorgelagerter Dienste werden nach Bekanntwerden unverzüglich und soweit möglich vor ihrem Wirksamwerden mitgeteilt; eine längere Frist darf nicht zugesagt werden, wenn sie tatsächlich nicht eingehalten werden kann. Bei begründetem Datenschutzwiderspruch wird eine geeignete Alternative geklärt; ist keine möglich, kann die betroffene Leistung vor Einführung beendet werden. Auslandübermittlungen benötigen eine zulässige Grundlage und die vereinbarten Garantien. Eine abstrakte Anbieterwebsite ersetzt die Prüfung des konkret genutzten Dienstes nicht.
5. Betroffenenrechte und Vorfälle. Die Anbieterin unterstützt die Organisation bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenschutzprüfungen und erforderlichen Folgenabschätzungen. Anfragen zu Weisungsdaten werden ohne unzulässige Offenlegung an die Organisation weitergeleitet. Datenschutzverletzungen werden nach Kenntnis ohne unangemessene Verzögerung mit den verfügbaren Informationen gemeldet: Art, betroffene Daten und Personen, Risiken, Massnahmen und Kontakt. Fehlende Informationen werden nachgereicht. Gesetzliche Meldungen der Parteien bleiben unberührt.
6. Nachweise und Kontrolle. Die Anbieterin stellt angemessene Nachweise über die vereinbarten Massnahmen und Unterauftragnehmer bereit. Die Organisation kann bei begründetem Bedarf nach abgestimmtem Verfahren prüfen; andere Kunden, Geheimnisse und Betriebssicherheit sind zu schützen. Wiederkehrende Routineprüfungen sollen soweit geeignet durch vorhandene Nachweise erfolgen. Ein Sicherheitsvorfall begründet weitergehende erforderliche Prüfungen.
7. Rückgabe und Löschung. Bei Vertragsende erfolgt nach Wahl und zulässiger Weisung der Organisation Rückgabe oder Löschung der Weisungsdaten innerhalb der in Anlage 1 festgelegten Frist. Format, Umfang, technische Grenzen und Aufwand sind dort vorab zu regeln. Gesetzliche Aufbewahrung ist gesondert zu begründen. Sicherungskopien werden bis zum Ablauf ihres festgelegten Zyklus gesperrt und nicht anderweitig genutzt; nach einer Wiederherstellung werden zuvor erforderliche Löschungen erneut angewendet. Die Anbieterin bestätigt die vereinbarte Löschung nachvollziehbar.
8. Verantwortlichkeit. Beide Parteien bleiben für ihre gesetzlichen Pflichten verantwortlich. Vertragsklauseln beschränken keine zwingenden Rechte betroffener Personen. Die AGB gelten ergänzend, soweit diese Vereinbarung nichts Abweichendes bestimmt.
Anlage 1: Daten, Dienste und Schutzmassnahmen
Die folgenden Punkte werden in der kundenspezifischen Anlage vor dem Start verbindlich festgelegt. Die Übersicht beschreibt den vorgesehenen Rahmen und bescheinigt keine bereits freigegebene Softwarekonfiguration.
| Bereich | Inhalt der abschliessenden Anlage |
|---|---|
| Personengruppen | Mitarbeitende, ein- und austretende Mitarbeitende sowie berechtigte HR- und Organisationsverantwortliche. |
| Daten und Zwecke | Gebuchte und freigegebene Module; Befragungsantworten und notwendige Metadaten, Gruppen und Perioden, freigegebene Kennzahlen, Ziele, Massnahmen und gegebenenfalls ausdrücklich persönliches freiwilliges Feedback. |
| Vertraulichkeitsmodus | Je Formular: anonym zusammengefasste Auswertung oder ausdrücklich persönliches, vertrauliches Feedback mit benannten Empfängern. Identifizierende Freitexte und Gesundheitsbezüge sind zu vermeiden; verbleibende Risiken werden gesondert berücksichtigt. |
| Dienstleister und Länder | Tatsächlich eingesetzte Rechtsträger und Dienste, Bearbeitungsstaaten, Vertragsgrundlagen und Schutzgarantien. Vorgesehen sind Softr für Portal und Datenverwaltung sowie Tally für Befragungen; die verbindliche Liste wird vor dem Einsatz bereitgestellt. |
| KI-Unterstützung | Für die vorgesehene Mistral-Anbindung: freigegebener Datenumfang, Bereinigung, API-Region, Unterauftragnehmer, Auftragsbearbeitungsvertrag, Trainingsausschluss und Aufbewahrung. Ungeprüfte Rohantworten und identifizierende Inhalte dürfen nicht übergeben werden. Eine Verarbeitung ohne Speicherung wird erst nach bestätigter Einrichtung zugesichert. |
| Rohantworten | Geplant ist die kontrollierte Verschiebung anonymer Rohantworten in den Tally-Papierkorb nach geprüfter Ergebnisfreigabe und die endgültige Löschung 90 Tage nach Verschiebung. Der Ablauf, die maximale Frist für abgebrochene oder nie freigegebene Befragungen sowie eine eigene Frist für persönliches Feedback werden vor dem Start verbindlich festgelegt und geprüft. |
| Historien und Protokolle | Konkrete Aufbewahrungs- und Löschfristen für Aggregate, Ziel- und Massnahmenhistorien, Konten, technische Protokolle und Supportdaten; Regeln für Vertragsende und gesetzliche Aufbewahrung. |
| Sicherungen | Sicherungsintervall, Speicherregion, Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Aufbewahrung sowie geprüfte Wiederherstellungsziele. Eine allgemeine Zusage vollständiger Wiederherstellbarkeit wird nicht gegeben. |
| Rückgabe und Löschung | Exportformat und Umfang, Übergabefrist und geschützter Übergabeweg sowie Löschfristen und Nachweis. Gesperrte Sicherungskopien und erneute Löschung nach Wiederherstellung werden berücksichtigt. |
| Sicherheitsnachweise | Organisationsbezogene Zugriffstrennung, Rollen, Rohdatenschutz, Schlüsselverwaltung, Freigabeprüfungen, Fehlerbehandlung, Sicherungs- und Löschtests sowie die zuständigen Kontakte für Weisungen und Vorfälle. |
Die vollständig ausgefüllte Anlage wird gemeinsam mit dem Softwarevertrag bereitgestellt und dokumentiert angenommen. Sie ist Voraussetzung für den vereinbarten produktiven Einsatz.